ROLES - CASA TÍBET QUERÉTARO

DIRECTOR DE ORQUESTA
Propósito: Mantener una visión global de la Casa y ser un apoyo en coordinación, comunicación, estrategia y toma de decisiones en todas las áreas.
Actividades:
· Revisar las métricas de todos los roles y apoyar a resolver en caso de que algo no esté funcionando correctamente.
· Ver todos los indicadores y objetivos financieros para asegurar la salud económica de la casa.
· Llevar una comunicación constante con Tony Karam para informarle como va la Casa y programar visitas de maestros e instructores.
· Sostener la visión.
· Asegurarse que CT Qro cumpla con su propósito.
Métrica: Que la mayor parte de los miembros estén contentos con el funcionamiento de la casa. Que podamos acercar a la mayor cantidad de gente posible el Dharma. Que se mantengan sanas las finanzas de la Casa.
Responsable:  Julián Véliz.

ADMINISTRADOR DE INGRESOS/EGRESOS 
Propósito: Llevar un registro ordenado y puntual de los ingresos y egresos diarios de la Casa para ayudar a un adecuado control de las finanzas.
Actividades:
· Registrar las entradas y salidas de dinero diariamente.
· Pagar todos los servicios de la Casa.
Métrica: Corroborar que las cifras del archivo cuadren con el dinero existente.
Responsable: Dulce Rico

COMUNICACIÓN Y PUBLICIDAD
Propósito: Comunicar eficazmente al público en general y alumnos las actividades de Casa Tíbet Querétaro.
Actividades:
· Diseño gráfico de los materiales que se requieran.
· Mailing de eventos especiales y actividades al público.
· Mailing para alumnos (boletín mensual, avisos especiales/urgentes).
· Responder correos sobre dudas y preguntas.
· Nutrir la página de Facebook (al menos 1 publicación diaria, creación de eventos, transmisiones en vivo, publicar avisos, responder mensajes privados, publicidad en línea pagada).
· Coordinar el grupo cerrado de alumnos en Facebook. Asegurarse que el contenido publicado sea adecuado conforme a las reglas establecidas para el foro. Publicar notificaciones para alumnos. 
· Registro fotográfico. Descargar, almacenar, editar y publicar material.
· Crear y mantener contacto con medios de comunicación como radio, prensa y tv. 
· Mantener actualizada la información de los corchos.
· Colocar carteles de eventos en puntos clave. Que la comunidad nos ayude con esto.
· Publicidad para grupos de whatsapp.
· Actualización de página web.
Métrica: Que la comunidad y público en general esté enterada sobre los eventos e información de la Casa. Que haya cupo lleno en eventos de Casa Tíbet.
Responsable: Dulce Rico

FLOWER POWER
Propósito: Asegurarse de que la Casa siempre cuente con flores frescas.
Actividades:
· Comprar flores.
· Arreglarlas de manera linda y adecuada en el altar y en otros puntos de la Casa como el mostrador.
Métrica: Que las flores del altar se encuentren en perfecto estado y que el agua de los floreros no se perciba turbia.
Responsable: Dulce Rico

COORDINADOR DE ALTRUISMO
Propósito: Ser enlace entre organizaciones altruistas y Casa Tíbet para definir y establecer mecanismos de ayuda institucional.
Actividades:
· Definir instituciones para brindar apoyo.
· Establecer cuáles son las mejores formas en que se les puede apoyar. 
· Definir agenda anual.
· Contactar al área de comunicación para desarrollar el diseño pertinente a las campañas necesarias.
· Actualizar la base de datos de instituciones con las que se tiene vínculo.
· Contactar a las personas que realizan donativos.
· Coordinar campañas internas y emergentes.
· Coordinar el equipo de altruismo.
Métrica: Que se cumplan con los donativos establecidos. 6 campañas internas y 24 donativos anuales que es el estándar mínimo.
Responsable: Alejandra Jiménez

ENCARGADA DE COMPRAS
Propósito: Mantener surtida la tiendita, la librería y material de papelería y otros de Casa Tíbet Querétaro.
Actividades:
· Revisar inventarios para, en dado caso, solicitar más mercancía.
· Establecer contacto con proveedores.
· En caso de que existan nuevas propuestas de proveedores, revisarlas con el Comité Directivo.
· Realizar pedidos.
· Pagar puntual o lo más puntualmente a los proveedores.
· Registrar pedidos de alumnos o externos y solicitar material.
· Realizar las compras necesarias para el funcionamiento de la Casa (artículos de limpieza, papelería, impresiones, etc.)
Métrica: No tener deudas con proveedores. Asegurar que haya suficientes y variados artículos para venta. Que los pedidos solicitados se entreguen a la menor brevedad posible.
Responsable: Dulce Rico

MAESTRA LIMPIA
Propósito: Mantener la Casa limpia, en orden y con todos los artículos necesarios para que esto suceda.
Actividades:
· Coordinar la ayuda de Araceli.
· Limpiar semanalmente la Casa a profundidad con ayuda de Araceli. Aspirar, barrer, sacudir, ordenar.
· Entre semana, asegurar que el piso esté limpio.
· Regar y dar mantenimiento a plantitas.
· Lavar y poner a secar los trastes que se utilicen luego de usarlos.
· Mantener los espacios de mostrador en orden y limpios.
· Mantener el espacio de trabajo en orden, colocar cada artículo en su lugar.
· Asegurar que los artículos de la tiendita sean exhibidos de forma atractiva.
· Una vez al mes limpiar el tambo del filtro y una vez al año cambiar los filtros de piedras.
Métrica: Que el espacio se perciba y se encuentre limpio y en orden.
Responsable: Dulce Rico

ENCARGADX DE COFFEEBREAK
Propósito: Proveer de bebidas y alimentos de calidad a los asistentes de los eventos como parte de la experiencia que ofrece Casa Tíbet Querétaro.
Actividades:
· Revisar presupuesto asignado con área de finanzas.
· Revisar número de asistentes con coordinador de eventos.
· Planear menús.
· Revisar inventario con control de inventarios.
· Realizar compras.
· Preparar alimentos.
· Montar charolas.
· Limpieza del área de trabajo.
Métrica: Que los comensales queden satisfechos. Que no haya mermas.
Responsable: Alexis Roch

COORDINADOR DE EVENTOS
Propósito: Coordinar la logística y voluntariado de eventos.
Actividades:
· Solicitar material de apoyo a Héctor Díaz, maestro o instructor de Casa Tíbet.
· Revisar inventario con encargado de control de inventarios y realizar las compras necesarias (desechables, servilletas.
· Coordinación con encargado de coffeebreak y florista de eventos.
· Dar avisos a asistentes.
· Imprimir encuestas para asistentes.
· Revisar con coordinador de voluntarios para asistencia en tiendita, preparación de alimentos, montaje de mesas, limpieza, atención a maestro o instructor.
Métrica: Que todo se lleve a cabo en tiempo y forma y los asistentes queden satisfechos. Lograr calificaciones satisfactorias en las encuestas.
Responsable: Dulce Rico

LA YOGI
Propósito: Coordinar clases y brindar una atención personalizada a alumnos.
Actividades:
· Brindar atención adecuada a practicantes.
· Dar avisos pertinentes a alumnos.
· Mantener contacto con coordinación de CT.
· Coordinación con compañeras colegas.
Métrica: Que exista buena comunicación con la coordinación de Casa Tíbet. Que las clases se lleven a cabo de manera ordenada y en armonía.
Responsable: Alexis Roch

COORDINADORA DE YOGA
Propósito: Asegurar que el programa de yoga funcione de la mejor manera posible.
Actividades:
· Coordinación con Yogi.
· Registro y comunicación con la cobradora de inscripciones.
· Comunicación con área de publicidad y cobranza.
Métrica: Que exista al menos 5 alumnos por grupo abierto. Que los asistentes queden contentos y funcione de manera ordenada.
Responsable: Dulce​ Rico

COORDINADOR DE EQUIPO DE INDUCCIÓN
Propósito: Mantener contacto con miembros del Comité de Inducción y llevar a cabo la sesión introductoria a alumnos de nuevo ingreso.
Actividades:
· Notificar a los miembros del comité sobre la fecha de sesión de inducción.
· Actualizar información de presentación para nuevos alumnos, en caso que sea necesario.
· Asegurar que el material se proyecte y escuche de manera adecuada.
Métrica: Que al final de la sesión los alumnos reciban información valiosa, clara y necesaria para comenzar su estudio en CT.
Responsable: Dulce Rico

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
Propósito: Asegurarse que todas las instalaciones de la Casa se mantengan en buen estado y ganar la interminable batalla contra la impermanencia de las cosas.
Actividades:
· Cambiar focos cada vez que se fundan.
· Anualmente dar mantenimiento a los aires acondicionados.
· Atender emergencias en caso de falla eléctrica, plomería, etc. a la brevedad posible.
· Hacer cambios y remodelaciones cuando se considere necesario.
· Limpiar el canal y el techo de desagüe pluvial cada febrero.
Métrica: Que la Casa luzca siempre como nueva.
Responsable:  Iván Véliz

AUDIO Y VIDEO
Propósito: Asegurarse que los equipos de audio y video funcionen correctamente.
Actividades:
· Revisar que todas las conexiones estén correctamente realizadas (consolas, proyectores, bocinas, micrófonos, computadoras, etc.).
· En caso de eventos o situaciones especiales modificar las conexiones para dicho evento y posteriormente asegurarse.
que queden bien conectadas para el uso diario.  
· En caso de fallas de equipo resolverlo a la brevedad para que no afecte clases o eventos.
Métrica: Que en todas las clases y eventos siempre funcione bien el audio y video.
Responsable:  Julián Véliz.

ENLACE CONTABLE
Propósito: Ser el enlace con el Contador y asegurarse que este pueda llevar en tiempo y forma la contabilidad.
Actividades:
· Mensualmente elaborar los recibos de donativos de todo ingreso a la cuenta bancaria.
· Llevar a más tardar el 10 de cada mes los recibos de donativo junto con el estado de cuenta y facturas de gastos.
· Asegurarse que cada mes se paguen los impuestos y honorarios al CP.
Métrica: Que se pague a tiempo los impuestos y se presenten las declaraciones mensuales y anuales de tal forma que nunca haya multas del SAT.
Responsable:  Dulce Rico.

ATENDEDOR DE MAESTROS E INVITADOS
Propósito: Asegurarse que todos los maestros, instructores e invitados especiales reciban el trato adecuado en su visita a la Casa de acuerdo con la tradición y con la mayor calidez y cordialidad posible.
Actividades:
· Coordinar el transporte de llegada y salida.
· Coordinar el hospedaje ya se en casa u hotel.
· Coordinar las comidas y cubrir sus costos.
· Durante el evento asegurarse que tenga agua, té o café y separar coffee break para él/ella.
· Ver de ser posible que tenga un espacio para descansar en los breaks.
· Asegurarse que reciba la Dana correspondiente.
Métrica: Que todos los maestros, instructores e invitados especiales se vayan felices por el trato recibido en cada visita.
Responsable:  Julián Véliz.

COORDINADOR DE UMZES
Propósito: Organizar al equipo de umzes para que se impartan de la mejor forma posible las meditaciones del programa contemplativo y abiertas al público.
Actividades:
· Hacer y compartir con anticipación el calendario de meditaciones abiertas, del programa contemplativo y retiro sabatino.
· Asignar los umzes  de la mejor forma de acuerdo a sus capacidades, experiencia y disponibilidad.
· Incorporar nuevos umzes en caso de ser necesario.
· Hacer junta con ellos cada 6 meses para tener retroalimentación y compartir experiencias.
Métrica: Que las meditaciones al público tengan al menos el mismo número de participantes que el año anterior. Que se incremente significativamente la participación de alumnos en el programa contemplativo.
Responsable:  Iván Véliz.

RESPONSABLE FISCAL Y LEGAL
Propósito: Asegurarse que la Casa cumpla con todas las disposiciones de ley vigentes.
Actividades:
· Revisar cada vez que haya cambios fiscales y asegurarse que se implementen todos los cambios necesarios.
· Ver al menos una vez por año al Contador para revisar que todo este en orden.
· Ser el contacto con el notario en caso de tener que realizar asambleas de asociados o cambios notariales.
· Resolver cualquier problema legal en caso de que surja.
Métrica: Que no haya ningún incumplimiento legal ni fiscal con ninguna autoridad gubernamental
Responsable:  Julián Véliz.

COORDINADOR DE SUSCRIPCIONES Y SERVICIOS WEB
Propósito: Asegurarse que no haya problema con los servicios de internet que utiliza la Casa
Actividades:
· Pagar puntualmente los servicios de Weebly, dominio de internet, Mailchimp, Google ads y cualquier otro servicio necesario.
· Revisar que dichos servicios no excedan el presupuesto disponible.
· Dar acceso a las personas que lo requieran para operar (ej. admon web).
Métrica: Que dichos sistemas funcionen bien siempre y no se suspenda ninguno por falta de pago.
Responsable:  Julián Véliz.

COMANDANTE MARÍA
Propósito: Mantener plantas de afuera y cuidar aspiradora Robot.
Actividades:
· Mantener plantas de afuera.
· Limpiar semanalmente máquina Robo.
· En caso de avería, arreglar la máquina Robot.
Métrica: Que sobrevivan las plantitas y la máquina funcione y dure.
Responsable:  María Perales.

ALTARERO
Propósito: Mantener el altar limpio, que cumpla con todas las características de un altar budista con el debido cuidado y respeto.
Actividades:
· Cambiar el agua diario.
· Cambiar la flor cada vez que se empiece a marchitar.
· Limpiar los cuencos.
· Cambiar el arroz cada vez que sea necesario.
· Ofrenda de alimentos semanalmente.
· Cambiar pila del molino.
Métrica: Que los altares siempre se encuentren impecables.
Responsable:  Cecilia Cabrera.
 
COORDINADOR DE CLASES
Propósito: Que estén las clases organizadas de acuerdo al archivo de Casa Tibet México para que estas se proyecten sin ningún inconveniente.
Actividades:
· Tener un archivo de Excell donde se registren las clases.
· Revisar semanalmente las clases del Comité de Grabaciones.
· Ir bajando las clases teniendo siempre un colchón de 2 semanas.
· Checar la duración de las clases y ver en que momento se mencionan los anuncios pasados para recortarlos.
· Si hay textos que se mencionan en las clases, pedirlos al Comité de Grabaciones y enviarlos a los alumnos.
· Cuando ingrese el nuevo grupo hacer las adecuaciones con los cambios realizados en México.
· Checar con cuanto espacio contamos en el disco.
Métrica: Que las clases lleven el orden correcto.
Responsable:  Cecilia Cabrera.

ORDENADOR DE SALAS
Propósito: Que la salas se vean en orden y limpias.
Actividades:
· Todos los días antes de iniciar, checar que todos los zafus y zafutones se encuentren en su lugar y alineados.
· Que las salas se encuentren limpias.
· Checar el sonido, las luces y el proyector.
· Checar que el micrófono funcione y que este en el nivel adecuado.
· Si hay meditación que el Umze tenga agua y lo necesario (reloj y cuenco).
· Checar el aire acondicionado y ventilar si es necesario.
Poner música ambiental.
Metrica: Que al entrar de una sensación de paz.
Responsable:  Cecilia Cabrera.
 
COORDINADOR DE FLORES PARA EVENTOS    
Propósito: Que siempre se tenga en los eventos un arreglo floral en el altar y en el lugar del instructor.
Actividades:
· Checar quien va a donar el arreglo y en este caso contactar a la persona con anticipación y quedar con ella en el tiempo de entrega.
· De no ser a sí  comprar el arreglo y tenerlo siempre listo antes del evento, si el evento es en otro lugar asegurarse de enviarlo con anticipación.
Métrica: Que las flores siempre se vean lindas y en buen estado.
Responsable:  Cecilia Cabrera.
 
VENTA DE TIENDITA Y LIBRERÍA
Propósito: Que se lleve de manera adecuada la cobranza en las ventas de la Tiendita y la Librería.
Actividades:
· Contar con cambio en la caja chica.
· Cuando pregunten por los artículos sugerir en el caso de Libros distintas opciones.
· En el caso de tiendita mostrar los artículos explicando para que sirven.
· Si hay algún libro o artículos que no aparece en el sistema ingresarlo y notificar a quien hace los inventarios.
· Notificar al encargado de compras lo que haga falta.
· Checar que los pagos estén de acuerdo al Inventario.
Métrica: Que la tienda y Librería funcionen de la mejor forma posible e incrementar ventas.
Responsable:  Cecilia Cabrera.
 
BIBLIOTECARIA
Propósito: Asegurar que la biblioteca esté surtida y organizada.
Actividades:
· Llevar un control de los libros con su debido registro.
· Checar mensualmente los libros que están prestados y recordarle a los alumnos.
· Si llegan libros nuevos etiquetarlos y meterlos al sistema.
· Hacer un inventario cada 2 meses para checar que no falte ningún libro.
· Crear una campaña de donación de libros para tener mas opciones y esta se puede realizar dos veces al año.
Métrica: Que la Biblioteca tenga un manejo óptimo.
Responsable:  Cecilia Cabrera.
 
COBRADOR DE INSCRIPCIONES
Propósito: Asegurar que el pago de Inscripciones se realice en forma puntual.
Actividades:
· Ingresar a los alumnos que lleguen al sistema con todos los datos, en el caso de Yoga llevar un registro.
· Asignar el grupo correspondiente y poner en el sistema si obtuvieron beca.
· Revisar a final de mes los alumnos que pagaron su mensualidad y entregar el reporte.
· Si no pagan un mes, mandar un correo, si no pagan dos hablarlo personalmente, viendo de que forma se les puede ayudar.
· Revisar becas cada seis meses y preguntar a alumnos si aún la requieren, en caso de que no, otorgarla a otros alumnos.
· En cuanto a Inscripciones de retiros hablar con Claudio Gomez, llevar un archivo, dar recibos y mandar la información a Mexico asegurándose que alguien pueda llevar estos pagos al retiro.
· Colocar la información de retiros en el corcho, así como mencionarlo en clases.
Métrica: Llevar una correcta administración.
Responsable:  Cecilia Cabrera.
 
COORDINADOR DE VOLUNTARIOS
Propósito: Organizar a los voluntarios antes y durante el seminario para que realicen sus funciones de manera correcta.
Actividades:
· Enviar la convocatoria para los seminarios.
· Hacer una lista con los nombres, día en que pueden apoyar y teléfono.
· Antes del evento enviar un correo con los horarios de llegada y confirmando su participación.
· Llegando al evento entregar camiseta a voluntarios y solicitar que se devuelva lavada y planchada.
· Durante el evento delegar funciones (quien se encarga de cada área).
· Apoyo al orador dentro de la Sala, los que estarán en cocina, los que ayudaran a montar las mesas y los que ayudaran en la limpieza final.
· Checar que tengan algo de comida para ellos y asignar roles durante el coffebreak
Métrica: Que los voluntarios sepan y cumplan las actividades que realicen y los horarios que les corresponden para que el evento tenga una organización optima.
Responsable:  Cecilia Cabrera.
 
AVISOS SEMANALES
Propósito: Que los alumnos estén enterados de las actividades que se llevaran a cabo en la Casa.
Actividades:
· Hacer una lista de los eventos que tendrán lugar durante la semana o mes y colocarla en un lugar que sea visible para todos.
· Cuando hay un evento que queramos publicitar entrar a dar el aviso quitando los avisos secundarios.
· En cuanto a los avisos de campañas de altruismo especificar en el corcho el mes de la campaña vigente.
· A los alumnos comentarles la primera semana la campaña vigente y a los que vienen a la meditación abierta en todas las sesiones.
Métrica: Que los alumnos estén enterados de las actividades que se realizarán en Casa Tibet Querétaro.
Responsable:  Cecilia Cabrera.
 
CONTROL DE INVENTARIOS
Propósito: Llevar el control de entradas y salidas de productos incluyendo tiendita, librería y coffeebreak.
Actividades:
· Realizar inventario bimestral de libros y pasar la lista al encargado de compras para mantener surtida la librería.
· Realizar un inventario de tiendita y en su caso también notificar al encargado de compras lo que haga falta.
· Cuando tengamos seminarios hacer el inventario de lo necesario para el coffeebreak y notificarlo para que se realicen las compras correspondientes.
Métrica: Llevar un control adecuado de entrada y salida de productos y notificar siempre lo que haga falta para su buen funcionamiento.
Responsable:  Cecilia Cabrera.